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Text File  |  1992-03-17  |  8KB  |  220 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.          6.2   Old Contributions                           Page  6.2.1
  7.          =============================================================
  8.  
  9.          Here you can modify member contributions, that have been
  10.          posted and can therefore no longer be changed in "New
  11.          Contributions".  You can also generate statements.
  12.  
  13.          To begin with "Old Contributions" processing from the
  14.          "Stewardship" menu:
  15.  
  16.          Press <O> and <Enter>.
  17.  
  18.          The "Old Contributions" screen will appear, and the first
  19.          time you select this option it may very well be empty and
  20.          look almost exactly as the "New Contribution Processing"
  21.          screen.
  22.  
  23.          So, let us assume you already entered and posted some
  24.          contributions (see chapter 6.1 "New Contributions) and you
  25.          now discovered that you need to change something.
  26.  
  27.          Your screen might then look like this:
  28.  
  29.  
  30.           ==========================================================
  31.           |                  Old Contribution Processing           |
  32.           ==========================================================
  33.              Member       | Date    | Fund                | Amount |
  34.           ==========================================================
  35.           | Doe, Bill     |05/04/91 | Chapel Renovation   | 1500.00|
  36.           | Doe, Joe      |04/15/91 | General Fund        |  200.00|
  37.           | Smith, John   |05/20/91 | General Fund        |  500.00|
  38.           |               |         |                     |        |
  39.           |               |         |                     |        |
  40.           |               |         |                     |        |
  41.           ========================== Current Giving Year: STEWARD ==
  42.  
  43.          There are just examples.
  44.  
  45.          Notice the "Current Giving Year: Steward" designation at the
  46.          right hand bottom of the screen.  To change the "Current
  47.          Giving Year" refer to chapter 6.7 "Year Menu".
  48.  
  49.          Let us take a look at the options available from the
  50.          "Options" menu at the bottom of the screen.
  51.  
  52.          Note: The <A>, <F> and <R> options are not available from the
  53.                "Old Contributions Processing" screen.
  54.          =============================================================
  55.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.2.1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          6.2   Old Contributions                           Page  6.2.2
  62.          =============================================================
  63.  
  64.               6.21  Help
  65.               ==========
  66.  
  67.               Notice the <?>-Help option on the left side of your
  68.               "Options" menu.
  69.  
  70.               Press the <?> key now and you will see a "Help" window
  71.               appear.  It explains all the options available to
  72.               process old contributions.  Use the <PgDn> and <PgUp>
  73.               keys to see the next or previous "Help" screen.
  74.  
  75.               To exit "Help" press <Esc> and the "Help" window will
  76.               disappear again.
  77.  
  78.               6.22  Edit a Posted Contribution
  79.               ================================
  80.               Sometimes you may have to change information about a
  81.               contribution that was already posted.  For example, no
  82.               fund had been specified originally, but now the donor
  83.               would like to see this contribution dedicated to a
  84.               particular fund .
  85.  
  86.               To change the information about a posted contribution:
  87.  
  88.               A. At the "Old Contribution Processing" screen move your
  89.                  cursor to the old contribution you want to modify.
  90.  
  91.               B. Press <enter> to get to the "Choices" menu.
  92.  
  93.               C. Press <E> to select "Edit Contribution", and press
  94.                  <Enter>.
  95.  
  96.               The "Edit Old Contribution" screen will appear, and the
  97.               cursor will be positioned at the "Contribution Date:"
  98.               field.
  99.  
  100.               D. Use the <Up> and <Dn> cursor keys, or the <Tab> and
  101.                  <Shift-Tab> keys to move the cursor to the field
  102.                  where you want to make changes or add new
  103.                  information.
  104.  
  105.               - Contribution Date:  If the date changed type in the
  106.                 date the old contribution was made, or press <F2> to
  107.                 select a date from the pop-up calendar.
  108.  
  109.          =============================================================
  110.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.2.2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.          6.2   Old Contributions                           Page  6.2.3
  117.          =============================================================
  118.  
  119.               - Fund: If the fund changed fill in the name for the
  120.                 fund to which the old contribution will be now
  121.                 allocated, e.g.  "School", "Chapel", etc.
  122.  
  123.               You can also press <F2> to get a list of funds currently
  124.               set up in CMS.
  125.  
  126.               - Amount. If the amount changed fill in the new amount
  127.                 of the contribution made by this member ( up to $
  128.                 999,999.99).
  129.  
  130.               E. Type in the new information where you want it to
  131.                  appear in that field.  When you are done with that
  132.                  field move the cursor to the next field where you
  133.                  want to make changes.
  134.  
  135.               If at any time you want to abandon the changes you have
  136.               made, press <Esc>, and all the previous information will
  137.               be restored, and you will be returned to the previous
  138.               screen.
  139.  
  140.               F. Press <PgDn> when you are done with all the changes
  141.                  for this old contribution.
  142.  
  143.               You will be returned to the "Old Contribution
  144.               Processing" screen and the changed information will
  145.               appear there.
  146.  
  147.               6.23  Generate Statements
  148.               =========================
  149.  
  150.               Here you get statements about contributions that have
  151.               been posted.
  152.  
  153.               Statements can be obtained for:
  154.  
  155.               - Single Member. Generate a statement for one member
  156.                 listing all contributions made during a specified time
  157.                 period.
  158.  
  159.               - Family. Generate a statement for one family listing
  160.                 all contributions made during a specified time period.
  161.  
  162.  
  163.  
  164.          =============================================================
  165.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.2.3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.          6.2   Old Contributions                           Page  6.2.4
  172.          =============================================================
  173.  
  174.               - All Members. Generate a statement for each member
  175.                 listing all contributions made during a specified time
  176.                 period.
  177.  
  178.               - By Member. Generate a statement listing all
  179.                 contributions made during a specified time period by
  180.                 all members in alphabetical order.
  181.  
  182.               - By Date. Generate a statement listing in date order
  183.                 all contributions made by all members and for all
  184.                 funds.
  185.  
  186.               - By Fund. Generate a statement for all funds listing
  187.                 the contributions by all members during a specified
  188.                 time period.
  189.  
  190.               Please refer to chapter 6.6 "Statements Menu" for
  191.               complete details on generating all these reports.
  192.  
  193.               6.2x  Exit the Old Contributions Choice menu
  194.               ============================================
  195.  
  196.               To exit the "Choices" menu:
  197.  
  198.               Press the <Esc> key, and the "Choices" menu will
  199.               disappear, and you will be returned to the "Old
  200.               Contributions Processing" screen.
  201.  
  202.               6.24  Exit from Old Contribution Processing
  203.               ===========================================
  204.  
  205.               Press <Esc> to return to the "Stewardship" menu, and
  206.               again to return to the "Main" menu.
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.          =============================================================
  220.          STEWARDSHIP PROCESSING                            Page  6.2.4